In de wolken zijn met facturatie

11 jaar geleden

Een onderdeel van ondernemen is ook dat je zo af en toe een factuur mag sturen, en zo mag je voor sommige diensten misschien wel periodiek een factuur sturen.

Ik doe dit al tijden met Billings. Billings is een Mac applicatie gemaakt door het Canadese MarketCircle. Voor wat Billings allemaal kan is het ook nog eens erg goedkoop, de app kost maar $39,- dollar en kent verder geen terugkerende kosten, in ieder geval niet sinds ik het gebruik. Ik maak m’n (periodieke) facturen in Billings, log tijd in Billings en maak ook offertes in Billings. Dat alles voor maar $39,- dollar.

Maar tegenover al die lofzang kleeft er een nadeel aan Billings, meerdere nadelen eigenlijk. Maar een paar irritaties hier en daar maken de app echter geen dealbreaker, maar een functie die ik echt begin te missen is de onmogelijkheid om Billings te synchroniseren tussen verschillende Macs.

Daarnaast zijn er nogal een aantal punten die ik graag anders zie:

De rapportage module is een draak om mee te werken, naast de standaard rapportages is het maken van een rapportage naar eigen inzicht niet te doen zonder jezelf een compleet nieuwe programmeer taal aan te leren.
Het programma is niet bedoeld om inkomende facturen bij te houden. Alhoewel je onkosten kunt boeken, en die mogelijkheid icm. “personal projects” kunt combineren waardoor je inkomende facturen kunt bijhouden, werkt het allerminst ideaal, crediteuren beheren is er niet bij en rapportages los laten op kosten vs. opbrengsten op basis van categorieën is ook geen optie.

En nog wat kleine irritaties:

Het sturen van een factuur via email kan niet met 1 druk op de knop, het programma opent enkel de Mail app met de factuur als bijlage. Ook mogelijkheid tot een standaard tekst in deze mail is er niet. Geen ramp, maar wel irritant, vooral bij periodieke facturen.
Klanten kunnen niet in Billings zelf worden aangemaakt, enkel via Address Book worden geïmporteerd.
Ontwikkeling lijkt te zijn gestagneerd, alle focus van Marketcircle lijkt gericht op hun Daylite app, aan het support forum van Billings te lezen ben ik niet de enige met dat gevoel, en zelfs de staff steekt niet onder stoelen of banken dat de inkomsten van Billings in het niet vallen bij die van Daylite en Billings Pro.
Je kunt geen bestanden (lees facturen) koppelen aan ingevoerde onkosten.

Plaats het in de cloud

Door onder andere bovengenoemde punten ben ik me eens langzaam aan het oriënteren geweest naar andere opties. En anno 2013 kom je dan al snel in de SAAS (Software As A Service) wereld, oftewel in de cloud.

En cloud aanbieders zijn er genoeg! Je ziet bijna door de wolken de lucht niet meer. Via Tweakers.net zag ik eerder een filmpje over MoneyBird, en vanuit de hostingwereld had ik al eens gehoord van Wefact. En nu na wat zoeken kwam ik een (vast héél subjectief) lijstje tegen van andere aanbieders op onlinefactureren.net van factuursturen.nl.

Daarnaast zijn er nog enkele interessante internationale aanbieders voor facturatie zoals Harvest, Freshbooks, en Ballpark.

Om héél lang verhaal, gewoon lang te laten, hield ik na wat vergelijkingen een shortlist over met Harvest, Wefact, Moneybird en Factuursturen.net. En besloot ik van deze 4 kandidaten een demo uit te proberen.

Boekhouding vs. Facturatie

Facturen inboeken, bankafschriften verwerken en de BTW aangiftes (behalve de laatste van het jaar) doe ik zelf. Mijn boekhouder doet echter de jaarlijkse inkomstenbelasting aangifte, boekt afschrijvingen in, maakt de winst en verliesrekening en balans op etc etc.

Op aanvraag van mijn boekhouder lever ik deze gegevens aan in Davilex, de software maker die ik daarvoor alleen nog kende van Nederlandse game klassiekers zoals A2 Racer, maar die inmiddels alleen nog boekhouding software maakt.

Bijna speciaal daarvoor (en browsertesten in IE) heb ik een Windows 7 partitie draaien op VMWare Fusion. Ongeveer 1 keer in de maand open ik davilex en verwerk ik alle facturen en de bankafschriften van de afgelopen periode.
Aangezien ik de samenwerking met mijn boekhouder als dermate prettig ervaar vind ik het verder geen probleem in feite werk dubbel te doen, en dus facturen in andere software te maken en later alsnog in Davilex te boeken.

Een klein moment heb ik zitten twijfelen om niet te factureren met Davilex Factuur door de uitbreiding te kopen, maar na de demo gezien te hebben daar nog sneller weer vanaf gezien. Davilex gebruik ik puur omdat mijn boekhouder zo de gegevens het snelst kan verwerken en daar houd het wel mee op. Tevens mag Davilex niet op 2 computers geïnstalleerd worden, ook niet als er maar 1 persoon mee werkt, dus wil je af en toe de boel op je laptop bijwerken kun je in feite een nieuwe licentie erbij komen, en ook nog een onderhoudscontract afsluiten.

Dus toch maar op zoek naar een aparte factuuroplossing.

Vergelijken

Deze vergelijking is natuurlijk allerminst objectief, ik let enkel op functies die ik belangrijk vind. Vind je het belangrijk dat mensen direct hun factuur kunnen voldoen via iDEAL of PayPal kan de uitslag heel anders zijn.

Een punt waar ik specifiek op heb gelet, omdat ik het mis in Billings, zijn rapportage mogelijkheden op basis van categorie. Meten is weten, dus elke factuurregel zou je een product(groep) of categorie moeten kunnen toekennen. Ook moet je wat kunnen met deze gegevens, je omzet kunnen zien op basis van categorie bijvoorbeeld. En nog mooier is als je deze tegenover je kosten uit dezelfde categorie kunt zetten.

Factuursturen.nl

Positief:

Zeer voordelig, zeker bij weinig facturen.
Importmogelijkheden van klanten en producten.
Je kunt een kopie van facturen automatisch naar Dropbox of Google Drive backuppen.
Aan het blog te zien wordt er zeer actief door ontwikkelt.

Negatief:

Alhoewel subjectief natuurlijk; heeft factuursturen.nl de minst prettige layout.
Zeer beperkte rapportage mogelijkheden.
Producten zijn niet in groepen te plaatsen. Heb je veel standaard producten, krijg je al snel een enorme waslijst.
Je kan crediteuren toevoegen onder ingekomen facturen, maar je kunt verder nergens een lijst vinden van je crediteuren vinden zoals je wel “Klantbeheer” hebt met debiteuren.
De aanpasbaarheid van facturen, offertes etc is beperkt, en ook niet los van elkaar aan te passen, alles valt onder de noemer Briefpapier profiel.

Factuursturen is de goedkoopste optie van allemaal, je betaalt € 0,40 per factuur (dus ook voor inkomende facturen) met een max van € 10,- euro per maand, vooral voor mensen met weinig facturen is dit een aanrader dus. Onder andere vanwege het ontbreken van rapportage op basis van categorieën is factuursturen.nl voor mij snel afgevallen als optie. Bijvoorbeeld zien wat een productgroep oplevert aan het eind van het jaar is niet mogelijk. Ook kan je voor inkomende facturen wel een categorie kiezen maar het is me niet duidelijk wat je er vervolgens mee kan, ik heb niets kunnen vinden waarmee je de kosten op basis van categorie kunt inzien, enkel dat het geven van een categorie aan je factuur mogelijk is.

Wefact

Positief:

Het ontwerp is naar mijn mening wat prettiger als bij factuursturen.nl
Relatiebeheer werkt erg prettig, debiteuren en crediteur zijn tevens in categorieën te plaatsen.
De rapportage module is een stap verder als factuursturen.nl zo kan je omzet per product of per productgroep zien, en heb je ook betere inzichten in periodieke omzet.
Er zijn kant en klare koppelingen voor Snelstart en Reeleezee (Kosten wel € 5,00 p/m). Ook kan je vrijwel alle gegevens via csv exporteren, wat overigens gewoon gratis is.
Naast de automatische backups van Wefact kun je ook zelf 5 backups maken en beheren en deze op elk gewenst moment terugzetten.
Factuurlayout bewerken is makkelijker, en kent meer mogelijkheden dan bij factuursturen.nl. Vooral prettig is dat je meteen een voorbeeld ziet.
API Beschikbaar

Negatief:

Inkomende facturen zijn niet te categoriseren en ook inkoop rapportages op basis van categorieën zijn dus niet mogelijk.
Je kunt geen bestand koppelen aan een inkomende factuur.

Wefact Standaard is met € 12,50 per maand ook zeker niet duur. Jammer alleen dat er ook weinig rapportage mogelijkheden zijn, vooral op kosten gebied.

Harvest

Harvest is toch net wat anders dan alle Nederlandse producten, Harvest is meer gericht op time-tracking icm. facturatie. En alhoewel ik een voorkeur heb voor de Nederlandse systemen wilde ik Engelstalige systemen niet direct uitsluiten.

Na mijn registratie ben ik even rond gaan kijken en kwam ik toch wel snel tot de conclusie dat Harvest niet is wat ik zoek. Harvest ziet er zeer goed uit, en heeft ijzersterke time-tracking functies. Ook support voor periodieke facturatie ontbreekt niet.

Maar over het algemeen werkt alles rond time-tracking, zo ook de rapportage module. En ook inkomende facturen zijn niet voor Harvest. Harvest kent net als Billings wel onkosten, maar daar wordt meer gedoeld op facturabele kosten zoals reistijd o.i.d.

Naast het feit dat alles om tijdschrijven draait zijn er ook andere punten waar Harvest niet is wat ik verwachtte, zo werkt debiteuren op basis van Cliënten, waar je enkel bedrijfsnaam en adres kunt invullen. Onder elke client kun je dan weer contactpersonen toevoegen. Flexibel voor sommige, onhandig voor mij.

Harvest is zeker niet slecht, het is vast heel goed in hetgeen waar het voor bedoelt is, ik had alleen andere (lees: verkeerde) verwachtingen. Voor freelancers/bedrijven die veel op tijd werken is dit misschien wel de heilige graal. Beginnende vanaf $12 dollar per maand, is Harvest ook zeker niet duur.

MoneyBird

Positief:

MoneyBird ziet er goed uit, layout is erg rustig alhoewel WeFact hier nog licht mijn voorkeur heeft.
Factuur en offerte layout zijn beide met CSS aan te passen.
Je kunt bestanden koppelen aan geboekte inkoopfacturen.
Je kunt inkoopfacturen mailen naar je account en ze zo klaarzetten in Moneybird.
Inkoopfacturen zijn met bijlages te exporteren als zip.
Koppeling van categorieën aan factuurregels bij Plus pakket.
API Beschikbaar

Negatief:

Indeling van factuurregels op de factuur zijn helemaal niet aan te passen.
Er is geen tussenstap tussen het Onbeperkt en het Plus pakket.
Je kunt producten niet in groepen indelen.

Mijn grootste struikelblok bij Moneybird is het feit dat ik met het Onbeperkt pakket van €10,- p/m over 95% van de door mij gewenste functies beschik. Enkel mis ik dan nog categorieën. Wil ik vervolgens factuurregels aan categorieën toevoegen en rapporten daarvan zien kost dat direct €25,- p/m voor het Plus pakket.

Als je ook andere onderdelen van het Plus pakket gebruikt, zoals de bankmutaties, is dat het misschien waard. In mijn geval vind ik de €15,- p/m extra niet in verhouding.

Overige punten

Opvallend vind ik dat buitenlandse systemen over het algemeen veel meer om tijdschrijven draaien dan Nederlandse varianten. Vrijwel elk buitenlands facturatie systeem heeft een time-sheet functie. En alhoewel ik over het algemeen op projectbasis factureer gebruik ik de timer van Billings dagelijks om te kijken hoeveel tijd ik aan projecten besteed, al is het alleen maar om te zien of ik een project goed heb ingeschat.

Mijn conclusie

Factuursturen.nl is voor de meeste mensen de goedkoopste optie, maar voor mij de minst geschikte. WeFact komt dichter in de buurt en heeft een fijne workflow en ziet er ook goed uit. Moneybird komt het dichtst bij mijn wensen in functionaliteit maar hiervoor betaal je dan ook meteen het dubbele voor in vergelijking met WeFact.

Het dashboard van WeFact en MoneyBird vind ik overigens ‘kaal’, het zou handig zijn als je ook wat bedrijfsstatistieken kunt zien op je dashboard. Nog te betalen BTW, omzet en kosten van het afgelopen kwartaal of noem het maar op.

Verder zou ik kiezen voor het Plus pakket van MoneyBird als ik m’n hele administratie erin kon doen, zelfs als het dan nog iets duurder was, maar zolang dat niet kan voelt het een beetje uit verhouding om € 180,- euro extra per jaar te betalen om categorieën aan factuurregels te kunnen koppelen. En voor de gehele administratie in MoneyBird mis ik nog een aantal functies (Balans rapportage, Memoriaal boekingen, meerdere bankrekeningen, etc).

WeFact houd ik ook zeker in de gaten, zodra ze het categoriseren van in- en verkoop factuurregels mogelijk maken, en als bonus nog bestanden kunnen koppelen aan inkoopfacturen ben sluit stap ik over.

Voorlopig blijf ik dus nog even met Billings werken icm Davilex, misschien dat ik over een klein jaartje weer eens rond kijk wat er dan beschikbaar is, wie weet heeft WeFact dan wat functies erbij of kan ik in overleg met m’n boekhouder misschien beter naar een compleet online administratie pakket als Reeleezee overstappen in plaats van enkel op online facturatie te richten.